Uteuzi unanuka upendeleo serikalini
Ukiukwaji taratibu na udhaifu katika usimamizi
80. Sheria na taratibu za utumishi zilizowekwa na Serikali kimsingi ni nzuri na endapo zinatekelezwa ipasavyo, utendaji wa Serikali utakuwa mzuri. Kinyume na matakwa ya sheria na taratibu hizo, imekuwa jambo la kawaida kwa shughuli za Serikali kuendeshwa bila kuzingatia kanuni.
81. Kwa mfano, sheria za utumishi zimeeleza hatua gani zichukuliwe endapo mtumishi atakuwa na makosa ya nidhamu. Hivi sasa utendaji wa Serikali umeathiriwa sana kutokana na kutokuwepo kwa nidhamu serikalini.
Imekuwa ni jambo la kawaida kwa mfano kuchelewa kufika kazini asubuhi na hakuna hatua zozote zinazochukuliwa. Utaratibu wa kuandika jina kwenye daftari la mahudhurio umekuwa hauna maana yoyote kwa kuwa hakuna ufuatiliaji baada ya wachelewaji kuonekana.
Aidha, watumishi wanapofika kazini wanaondoka bila kuomba ruhusa na hakuna hatua yoyote inayochukuliwa. Wateja wanaohitaji huduma kutoka kwa watumishi hawa hulazimika kungoja huduma hiyo kwa muda mrefu sana. Hali hiyo huwashawishi kutoa rushwa ili wahudumiwe mapema.
82. Pamoja na kuchelewa kufika kazini na kutokutulia kazini, watumishi hawana kauli nzuri kwa wale wanaowahudumia. Siyo jambo la ajabu kumsikia mtumishi akilalamika kwamba hajanywa chai, hivyo mteja asubiri ili akanywe chai. Kauli hizi ni za kulazimisha hongo. Hakuna hatua zozote zinazochukuliwa dhidi ya watumishi wenye tabia hizo.
83. Kushuka huku kwa nidhamu kunafanya kazi zizorote, hakuna anayejali kufikia malengo ya kazi na kwa wakati uliowekwa. Siku hizi ni jambo la kawaida kwa wizara au mkoa kuchelewa kutoa taarifa zinazotakiwa na Serikali. Hata maagizo ya Ikulu hayatekelezwi kwa wakati unaowekwa na hakuna hatua kali zinazochukuliwa dhidi ya wanaohusika.
84. Taratibu zote zilizokuwa zinadhibiti ufanisi wa kazi zimeachwa. Kwa mfano barua inapopokewa, barua ya kukiri mapokezi haiandikwi. Aidha, mwandishi hapati majibu mpaka afuatilie mwenyewe. Uhifadhi wa majalada kwenye masjala umekuwa mbovu na wateja wameruhusiwa kufuatilia majalada au barua zao masjala. Hali hii inaongeza mianya ya rushwa.
85. “Civil Service Reform Programme” ilianza mwaka 1992, lakini hadi sasa tatizo hili la ufanisi halijashughulikiwa. Ukiondoa upunguzaji wa watumishi, hadi sasa matokeo ya kazi ya “programme” hii hayajaonekana waziwazi.
Udhaifu wa uogozi
86. Kama Tume ilivyoelezwa na ofisa mstaafu wa ngazi ya juu wa Jeshi la Polisi, kwamba “hakuna askari wabaya bali maofisa wabovu,” kuzorota kwa ufanisi katika utumishi wa Serikali ni kielelezo cha udhaifu katika uongozi wa juu na wa kati wa Serikali.
Ngazi hizi na hasa makatibu wakuu, ndio wanaopaswa kuhakikisha kwamba wizara za Serikali zinatoa huduma kwa ufanisi mkubwa na kwamba watumishi wote chini yao wana nidhamu ya hali ya juu na wanazingatia sheria, kanuni na maadili ya utumishi wa Serikali.
Na katika kuwaongoza wa chini yao, wao wenyewe wanatakiwa kuwa mfano na sio kuongoza kwa nadharia. Hivi sasa wafanyakazi wengi huchelewa kazini kwa kuwa viongozi wao wa juu huchelewa. Imejengeka tabia kwamba ofisa wa cheo cha juu anatazamiwa kuchelewa kazini; ili awakute wa chini yake wamekwishafika!
Ingawa Waziri Mkuu ameagiza mara kadhaa kwamba viongozi wa juu – makatibu wakuu, wakuu wa mikoa n.k. wawahi kazini na kuhakikisha kwamba wafanyakazi wote chini yao nao wanawahi kazini, bado agizo hili linapuuzwa.
87. Miongoni mwa sababu zinazofanya uongozi wa juu kuwa dhaifu ni namna wanavyoandaliwa na kuteuliwa. Wengi wa viongozi wa juu – makatibu wakuu na wakuu wa idara zinazojitegemea, wameteuliwa toka taaluma mbalimbali ambazo sio za utawala na hata baada ya kuteuliwa hawakupatiwa mafunzo ya utawala. Kwa hiyo hawafahamu sheria, kanuni za utumishi, kanuni za fedha na nyaraka mbalimbali za utumishi na Hazina.
88. Aidha, utaratibu wa kuwateua viongozi hawa wa juu haufahamiki vizuri. Tume ya Mramba ilipendekeza kwamba iwepo kamati itakayomshauri Rais kuhusu uteuzi wa maofisa hawa ambayo itakuwa na wajumbe wafuatao:
Katibu Mkuu wa Rais – Mwenyekiti
Katibu Mkuu wa Waziri Mkuu – Mjumbe
Katibu Mkuu, Hazina – Mjumbe
Mwenyekiti – Civil Service Commission – Mjumbe
Mwenyekiti – TUMITAA – Mjumbe
Katibu Mkuu – Idara Kuu ya Utumishi – Katibu
Tume inaliunga mkono pendekezo hili.
89. Kuhusu kuzorota usimamizi katika ngazi ya katikati, Tume inakubaliana na tume zilizopita kwamba tatizo hili limetokana na kuondolewa kwa kada ya utawala serikalini (Administrative Cadre) na kutoweka kwa utaratibu wa utawala katika kusimamia kazi kulikosababishwa na kuondoa mafunzo na mipango ya kuwaandaa maofisa hao.
Juhudi za kurudisha kada hii hazijafikia kiwango kinachotakiwa. Kada hii ni muhimu sana katika kumsaidia Katibu Mkuu kusimamia nidhamu, maendeleo ya wafanyakazi, matumizi ya fedha, kusikiliza malalamiko ya wananchi na utawala kwa jumla.
90. Ili kuhakikisha kwamba kazi zinafanyika kwa ufanisi wa hali ya juu Tume inakubaliana na pendekezo lililokwishatolewa kwamba uanzishwe utaratibu wa ukaguzi wa uongozi na uendeshaji (Management Performance Audit) ambao utapima kama kazi zimefanyika kwa viwango vinavyoridhisha;
Malengo ya mwaka yamefikiwa; pamekuwepo na nidhamu; fedha zimesimamiwa ipasavyo na kama pamekuwepo na matumizi mazuri ya vifaa na huduma za Serikali.
Mapendekezo:
91. Tatizo la rushwa miongoni mwa watumishi wa Serikali haliwezi kuondolewa bila kuwa na uongozi imara unaosimamia utendaji wa kazi ipasavyo. Ili kuondoa udhaifu uliopo hivi sasa Tume inapendekeza kwamba:-
(i)Viongozi wa juu waliopo hivi sasa wafanyiwe uchunguzi kama wanao ujuzi wa kazi za utawala na kama wanazifahamu barabara sheria, kanuni za utumishi wa fedha na wamepata mafunzo ya menejimenti. Wale ambao wataonekana kuwa na kiwango cha chini warudishwe kwenye taaluma zao.
(ii) Wasimamizi wa kazi wawe wenye uwezo; waadilifu wabunifu na wenye mienendo na tabia nzuri.
(i) Tokea sasa uteuzi wa viongozi wa juu ufanywe kwa uangalifu sana na kwamba wawe watu waliokwishapata mafunzo na ujuzi katika fani ya utawala. Pia, baada ya kuteuliwa kuwa makatibu wakuu, wapatiwe mafunzo ya mara kwa mara (refresher courses) ya menejimenti.
(ii) Kuwepo kamati maalumu itakayoongozwa na Katibu Mkuu wa Rais, itakayomshauri Rais juu ya uteuzi wa maofisa hawa na kwamba viongozi wa kisiasa wasiruhusiwe kupeleka mapendekezo ya watu wanaowataka kwa Rais.
(i) Viongozi wa juu – makatibu wakuu na wakuu wa idara zinazojitegemea watakiwe kuongoza kwa wao wenyewe kuwa mfano na sio kwa nadharia. Tokea sasa viongozi hawa watakiwe kuwahi kuzini na kutia saini zao katika daftari la mahudhurio na kuonyesha saa aliyofika kazini.
Daftari hilo likaguliwe na wakaguzi wa nje ambao watatoa ripoti kwa Katibu Mkuu wa Rais kuhusu mahudhurio yao. Katibu Mkuu au mkuu wa idara atakayechelewa kazini zaidi ya mara tatu atakiwe kujieleza. Endapo hatakuwa na maelezo ya kutosha aachishwe kazi.
(ii) Kada ya maofisa utawala irudishwe kama ilivyokuwa zamani. Uamuzi huu ulikwishafanywa zamani lakini haileweki kwa nini haukutekelezwa kama ilivyokusudiwa.
(iii) Utaratibu wa “Management Performance Audit” uanzishwe kwa haraka chini ya Idara ya Ukaguzi wa Mahesabu ya Serikali.
(iv) Serikali iwe na mpango wa mafunzo unaoeleweka wa kuwandaa maofisa wasimamizi. Moja ya hatua ni kuanzisha “Staff College” yake haraka iwezekanavyo.
(i) Pamoja na kuzingatia muda wa utumishi, watumishi wa Serikali na mashirika yake wapandishwe vyeo kwa kuzingatia uwezo; tabia; maadili; uzoefu na baada ya kufaulu mitihani inayohusika na sifa zinazostahili.
Ajira
92. Ajira serikalini hufanywa kupitia mamlaka mbalimbali kwa kuzingatia ama aina ya kazi au daraja lililofikiwa. Ajira hufanywa tu kama kuna nafasi inayokusudiwa kujazwa na baada ya kupata kibali cha kuajiri kutoka kwa Katibu Mkuu wa Rais.
93. Mamlaka za ajira ni pamoja na Rais ambaye anahusika na watumishi walio kwenye ngazi za mshahara ya TGS 11 au zaidi. Tume ya Utumishi serikalini hushughulikia ajira ya watumishi walio kwenye ngazi ya mshahara kati ya TGS 3 hadi TGS 9.
Watumishi walio kwenye ngazi ya mshahara ya TGS 2 na wote walio kwenye “Operational Service” huajiriwa na Kamati Maalumu ya Ajira. Mamlaka nyingine zinazoshughulikia ajira za watumishi kufuatana na kazi zao ni Tume ya Utumishi wa Walimu, Tume ya Utumishi wa Mahakama, Tume ya Utumishi wa Serikali za Mitaa, Tume ya Utumishi wa Polisi na Magereza.
94. Eneo la uajiri serikalini limeathiriwa na vitendo vya upendeleo wa kindugu au kutokana na vitendo vya rushwa. Wizara na idara zimetumia vibaya taratibu za kuajiri na hivyo kukuza tatizo la rushwa.
Taratibu na Matatizo ya Ajira
95. Kwa kuwa Serikali imesimamisha ajira isipokuwa kwa maeneo machache ya afya, elimu na polisi, ajira yoyote mpya ya kudumu inapofanywa hapana budi ipate kibali cha Katibu Mkuu wa Rais kupitia Idara Kuu ya Utumishi. Hoja ya kuajiri hujengwa na wizara au idara inayohitaji mtumishi.
Utaratibu wa kupata kibali hicho huchukua muda na kama ajira zinazohusika ni za mikataba, kunakuwepo na ufuatiliaji mwingi kwa kuwa wahusika walishawahi kuwa watumishi. Pamoja na lengo la kutaka kudhibiti ajira. Utaratibu huu umeongeza urasimu ambao ni mwanya mkubwa wa rushwa.
96. Baada ya kibali cha kuajiri kupatikana, ajira hufanywa kutegemeana na mwenye mamlaka ya ajira. Endapo mamlaka ya ajira ni KAMUS na anayeajiriwa yuko kwenye masharti ya “operational service” mwajiriwa hupewa barua ya kuajiriwa kwa masharti ya muda na wizara au idara wakati kibali cha KAMUS cha kuthibitisha ajira kinasubiriwa. Watumishi hawa wanaweza kuajiriwa kwa masharti ya muda ili mradi si zaidi ya miezi mitatu wakati kibali cha uajiri kinasubiriwa.
97. Kiutaratibu anayeajiriwa kwenye masharti haya huwa ni mwenyeji wa eneo ajira inakofanyika. Wengi wanaojiriwa katika masharti haya huwa hawahitajiki kuwa na elimu kubwa sana, kutokana na kuwepo kwa watu wengi wanaotafuta ajira, taratibu za kutangaza nafasi hazifuatwi bali wanaajiriwa wale walio karibu kindugu, kirafiki au kwa kutoa rushwa.
Mapendekezo
98. (i) Kwa kuwa viwango vidogo vya elimu hutoa nafasi kwa kila aliye na ndugu au rafiki asiye na elimu aajiriwe, Tume inapendekeza kwamba kiwango cha chini cha elimu cha kuajiri serikalini kipandishwe kutoka elimu ya darasa la saba hadi kufikia kidato cha nne.
(ii) Ili kuondoa ajira ya kindugu au kirafiki inayofanywa kwa watumishi wa masharti haya nafasi hizo zitangazwe wazi wazi na kuwepo na usaili kwa waombaji wote.
(iii) Kwa kuwa utaratibu wa kutoa vibali mara nyingi huwa ni mwanya wa rushwa, inapendekezwa kwamba iwepo sera ya kuajiri ambayo itaeleweka kwa kila mwajiri na utekelezaji wake ufuatiliwe kupitia Kitengo cha Ukaguzi wa Uendeshaji (Management Performance Unit).
Maendeleo katika Utumishi
(a) Mafunzo
99. Mtumishi aliye kazini anategemewa kwamba atajiendeleza kwa kusoma ili kuongeza ujuzi wake. Sambamba na kuongeza ujuzi huo, anategemewa pia kuwa atakuwa ananufaika kwa kuongezewa madaraka yanayoambatana na mabadiliko ya mshahara mara kwa mara.
100. Taratibu za kumwendeleza mtumishi kazini zimekuwa hazitekelezwi ilivyopangwa. Hali hiyo imesababisha kushuka kwa uwezo wa watumishi kutokana na ukosefu wa mafunzo na wengine wamepewa madaraka bila uwezo wao kuzingatiwa.
Matokeo yake ni kwamba wapo watumishi waliopewa uongozi bila kuzingatia uwezo na kutokana na upungufu huo imekuwa vigumu kuwasimamia wa chini yao na hivyo kusimamia sheria, kanuni na taratibu za kazini. Hivyo tatizo kama la rushwa linaachiwa kukua bila udhibiti wowote.
Taratibu za Mafunzo na Matatizo
101. Mafunzo yanayotolewa kwa watumishi ni ya aina mbili. Kuna mafunzo yanayotolewa kabla mtumishi hajaajiriwa na mafunzo yanayotolewa baada ya kuajiriwa. Mafunzo kabla ya kazi hutolewa kwa vijana waliomaliza elimu ya sekondari. Vijana hao huchaguliwa kujiunga na vyuo mbalimbali kama vyuo vya elimu, vyuo vya uuguzi, mganga na polisi. Wizara husika inashirikiana na chuo kuteua idadi ya wanafunzi wa kujiunga kufuatana na sifa zinazohitajika.
102. Kutokana na uamuzi wa Serikali wa kusimamisha kuajiri, imekuwa muhimu kujiunga na mafunzo ambayo bado ajira hazijasimamishwa kabisa. Maeneo hayo ni elimu, afya na polisi. Ili kufanikiwa kupata nafasi hizo waombaji wamelazimika kutumia njia mbalimbali ili kupata nafasi za mafunzo kwenye vyuo hivyo. Njia zinazotumiwa ni pamoja na upendeleo kwa ndugu, marafiki na rushwa kwa wale wasio na ndugu na marafiki katika maeneo hayo. Aidha vyeti vya bandia vimetumiwa kwa kiwango kikubwa ili kurahisisha kupata nafasi hizo.
103. Pamoja na umuhimu wa mafunzo yanayotolewa kabla ya kuajiriwa, mafunzo baada ya kuajiriwa ni muhimu sana. Utaratibu wa kutoa mafunzo baada ya kuajiriwa umekuwa na matatizo yanayotoa mianya ya rushwa. Kiutaratibu kila mwajiri anapaswa kutengeneza programu ya mafunzo kwa watumishi kutegemea na kazi zao. Umuhimu wa mafunzo unatokana na uwezo wa mtumishi na elimu yake. Muda katika utumishi na cheo chake ni vigezo muhimu. Mwajiri ndiye anapaswa kutafuta nafasi za mafunzo ya watumishi na kuwaarifu wanaohusika kufuatana na ratiba ya mafunzo.
104. Kwa muda sasa kuna uhaba wa fedha, hasa kwenye eneo la mafunzo ya muda mrefu. Pamoja na uhaba wa fedha za mafunzo, maofisa wa mafunzo wameshindwa kutengeneza programu fasaha ya mafunzo kwa watumishi.
105. Kutokana na hali hiyo, fedha kidogo zilizopo zinatumika kwa upendeleo, bila kuzingatia mahitaji ya mafunzo kwa watumishi. Utaratibu wa kugharamia mafunzo ya muda mrefu umezorota kabisa na badala yake mafunzo yanayothaminiwa ni semina, warsha au kongamano. Mtumishi anayekazana kupata nafasi ya kuhudhuria semina hizi hufanya hivyo sio kwa nia ya kupata ujuzi, bali ni kupata fedha.
Watayarishaji wa semina hizi wanafanya hivyo sio kwa lengo la kuwapatia wahusika ujuzi bali ni njia ya kujipatia fedha. Kwa hali hiyo hakuna utaratibu wa kuwachuja wanaoomba mafunzo hayo ili kuhakikisha kwamba mafunzo yatakayotolewa yatawasaidia kwenye kazi zao.
Aidha semina hizo hazina mpangilio maalumu. Msingi wa kuandaliwa semina unakuwa siyo ujuzi utakaopatikana bali ni fedha zitakazopatikana. Kuwepo kwa hali hii kumetoa nafasi ya kuwa na watumishi ambao kila mara wako kwenye mafunzo ya muda mfupi ambayo wakati mwingine hayana uhusiano kabisa na kazi zao na hayawaongezei ufanisi wowote kwenye kazi zao.
Limekuwa ni jambo la kawaida kwa watumishi kutafuta nafasi za masomo wao wenyewe na kuomba ruhusa tu ya kwenda kusoma kutoka kwa mwajiri. Upatikanaji wa nafasi za mafunzo kwa utaratibu huu unatoa mwanya wa kushamiri kwa rushwa kwani kigezo kikubwa cha kuipata nafasi hiyo ni uwezo wako wa “kuzungumza.”
Mapendekezo
106. Ili kurekebisha hali hii Tume inapendekeza kwamba:
(i) Serikali iweke sera inayoeleweka ya mafunzo kazini na iweke mipango mizuri ya elimu ya kazi kwa wanaoanza kazi na mafunzo ya kujiendeleza kufuatana na kazi zao.
(ii)Kila wizara na idara ifanye uchambuzi wa makini na kufahamu uwezo na ujuzi wa kila mtumishi, hivyo kujua mahitaji ya mafunzo. Kutokana na taarifa hizo wizara na idara zitengeneze ratiba za mafunzo.
(i) Nafasi za mafunzo zitolewe kwa kuzingatia ratiba ya mafunzo badala ya misingi ya undugu, urafiki, rushwa au jinsia.
(b) Upandishwaji Vyeo
107. Maendeleo ya mtumishi kazini husimamiwa na muundo wa utumishi wa kazi. Kiutaratibu, mtumishi anayepandishwa daraja anapaswa awe ametekeleza masharti ya muundo wa utumishi wa kazi yake. Masharti yaliyo kwenye muundo huo ni pamoja na muda aliokaa kwenye daraja hilo, utendaji wa kuridhisha na kufaulu mitihani iliyopo kwenye kazi hiyo. Pamoja na hayo lazima kuwepo na nafasi zinazokusudiwa kujazwa.
108. Jukumu la kupandisha mtumishi daraja ni la Mamlaka ya Ajira. Wizara au idara inayohusika huwasilisha mapendekezo ya kupandishwa daraja kwenye mamlaka hizo kupitia kwa ama wizara mama au Idara Kuu ya Utumishi kwa kutegemea ni nani mamlaka ya ajira. Mapendekezo hayo hayana budi kuonyesha utendaji wa watumishi wote kwenye ngazi hiyo na endapo kuna wasiopendekezwa maelezo yatolewe.
Matatizo ya upandishwaji vyeo na mianya
109. Matatizo ya upandishwaji vyeo ambayo pia yamekuwa kero kubwa kwa watumishi ni pamoja na:-
(i)Ucheleweshaji wa kupanda daraja. Ingawaje hali hii inaweza kutokana na mtumishi kutotimiza masharti kama kufaulu mitihani, wengine huchelewesha bila sababu za msingi. Ucheleweshaji huo hutokana na wahusika kutojaziwa taarifa za siri, au zinapojazwa hazipelekwi kwa mamlaka zinazohusika. Majina ya watumishi wengine huondolewa kwenye tange, hivyo kwenye orodha ya wanaopendekezwa kupandishwa madaraja. Wengine hawaandikiwi barua zao hata baada ya mamlaka kuidhinisha bila kwanza kutoa rushwa.
(ii)Ingawaje kupandishwa daraja kunapasa kuzingatia utendaji, limekuwa ni jambo la kawaida kwa watumishi wanaoeleweka kuwa na utendaji usioridhisha kupandishwa madaraja. Hivyo watumishi wazuri na wabovu wamejikuta wanakwenda sambamba kimadaraja. Hali hiyo inatokana na udhaifu katika udhibiti wa utendaji wa watumishi ama watumishi wabovu kutumia rushwa ili kuendelea kupanda madaraja.
(iii)Upandishwaji vyeo bila kuzingatia taratibu zinazohusika ni udhaifu mwingine mkubwa. Mamlaka za ajira kama vile Rais anapelekewa mapendekezo ya ajira moja kwa moja na ama Waziri au Katibu Mkuu bila mapendekezo hayo kufanyiwa uchambuzi na Idara ya Utumishi na hata Idara ya Usalama wa Taifa na hatimaye kuwasilishwa kwa Rais.
Matokeo yake ni kwamba waliopewa vyeo hivi wanakuwa hawakufanyiwa upembuzi wa kutosha, hivyo vyeo vyao vinaonekana kuwa vimepatikana kwa misingi ama ya undugu, urafiki au rushwa.
Je, unajua Jaji Warioba alipendekeza nini katika ripoti hii iliyochapishwa mwaka 1996 na inaonekana inafanana na uhalisia miaka hadi miaka? Usikose gazeti la JAMHURI toleo lijalo.