Katika mfululizo wa makala za bandari, leo tunakuletea utaratibu unaotumika katika kuhudumia shehena ya magari hatua kwa hatua katika bandari za TPA, kuanzia meli inavyoingia bandarini, gari linavyoteremshwa kutoka melini, gari linavyopokelewa bandarini, gari linavyotoka bandarini hadi mteja kukabidhiwa gari lake.
Ukaguzi baada ya meli kuwasili bandarini
Hatua ya kwanza inayofanyika baada ya meli kuwasili bandarini ni ukaguzi unaofanywa na idara za serikali za Afya na Uhamiaji kwa meli na mabaharia. Hii inafanyika ili kujiridhisha juu ya afya za mabaharia na ikiwa hakuna mzigo hatarishi ndani ya meli na Uhamiaji majukumu yao ni kuhakikisha taratibu zote za uhamiaji zimezingatiwa na mabaharia.
Wakati taratibu za ukaguzi zinafanyika, bendera ya Shirika la Kimataifa la Bahari Duniani (International Maritime Organization – IMO) inakuwa inapepea kwenye meli na hakuna mtu anayeruhusiwa kuingia au kutoka ndani ya meli. Ukaguzi ukishamalizika bendera ya IMO inateremshwa na kupandishwa bendera ya Tanzania.
Baada ya ukaguzi kinachofuata ni Wakala wa Meli (Shipping Agent) husika kuingia na genge maalumu ambalo jukumu lake ni kufungua mikanda maalumu ya kufungia magari yasigongane ndani ya meli na kusababisha uharibifu. Hatua hiyo ikishakamilika ndipo genge la madereva wa TPA huingia ndani ya meli kuanza kazi ya kuteremsha magari.
Ukaguzi wa magari baada ya kuteremshwa kutoka melini
Magari yakishateremshwa yanapelekwa mpaka kwenye gati (quay side) ambapo makarani huyapokea kwa ajili ya ukaguzi. Ukaguzi huo una lengo la kutaka kujua hali ya magari kabla ya kuteremshwa, kama gari litakuwa halina hitilafu litabandikwa stika ya rangi ya kijani yenye alama ya vema (√).
Endapo gari litakuwa na hitilafu ya kuharibika au kukosekana kwa redio, vifaa vya kupandishia vioo (power windows), vioo (side mirrors) n.k litabandikwa stika nyekundu yenye alama ya kosa (X). Ukaguzi ukishakamilika karani atajaza fomu maalumu inayotambulika kama Vehicle Discharge Inspection Transfer Tally (VDITT). Fomu hii huonyesha hali halisi ya gari lilivyoshuka kutoka melini na kupokelewa bandarini.
Fomu ya VDITT ikishajazwa kwa gari husika, nakala moja huwekwa ndani ya gari kwa uthibitisho, kisha gari hilo hupelekwa eneo/ yadi kwa ajili ya kuhifadhiwa kusubiri mteja husika aje kuchukua gari lake. Baada ya gari hilo kufikishwa yadi, askari wa TPA aliyepo yadi atalikagua tena kwa kutumia fomu ya VDITT na kupewa nafasi (position) kwa kuandikwa juu ya bonnet au ubavuni mwa milango.
Gari likishahakikiwa kuwa limeshuka kutoka melini, basi karani ataingia kwenye mfumo wa mizigo wa TPA (Cargo system) na kulipigia tally kulihesabu kuwa limeshuka, kisha ataingia katika mfumo wa TANCIS kuonyesha (carry in) kuwa gari husika limeshuka kutoka melini na lipo bandarini.
Majukumu ya Wakala wa Forodha katika kutoa gari bandarini
Wakala wa forodha aliyechaguliwa na mteja kwa ajili ya kumsaidia kutoa gari lake bandarini atatakiwa kufuata taratibu za kiforodha kwa niaba ya mteja, ikiwa ni pamoja na kupata vibali kutoka mamlaka husika hususan Shirika la Viwango Tanzania (TBS) na kulipia TRA na kwa wakala wa meli kupata nyaraka za kutolea gari (release order na delivery order).
Baada ya kumaliza hatua hizo, wakala wa forodha ataingia kwenye mfumo wa kulipia wa TPA (e-payment) ambapo TPA itazifanyia tathmini gharama za huduma ambazo imezitoa kwa gari husika kupata tozo za bandari kwa gari la mteja, na ikishakamilisha itampelekea wakala wa forodha kwa njia ya kielektroniki kwa kumpatia namba ya kumbukumbu kwa ajili ya kulipia (payment reference number – PRN).
Baada ya wakala kupata PRN atatakiwa kwenda benki mojawapo kati ya TIB, NMB, CRDB na Standard Chartered au kwa njia ya simu kulipia malipo ya tozo za TPA kwa niaba ya mteja. Wakala akishakamilisha malipo ya TPA ataingia katika mfumo wa mizigo wa TPA (cargo system) kwa ajili ya kutengeneza kibali (announcement) cha kuonyesha gari analotaka kulitoa kutoka bandarini kwa kujaza taarifa zote zinazohusu gari hilo.
Wakala akishakamilisha hatua hiyo atafika bandarini kwenye ofisi ya TPA geti namba 2 ambapo atapewa kibali cha kuruhusiwa kuchukua gari la mteja wake (gate in ticket), ambacho kitakuwa na maelezo yote aliyoyajaza wakala kwenye announcement. Gate in ticket itaambatishwa na nyaraka nyingine ambazo ni Bill of Lading, Delivery order na Release order.
Wakala kuchukua gari bandarini
Baada ya kukamilisha hatua tajwa hapo juu, hatua inayofuata ni wakala kwenda katika ofisi za Kitengo cha Magari kwenye yadi husika (delivery yard) ambako kuna gari la mteja wake, kisha ataonyesha nyaraka kwa ajili ya kutoa gari husika. Karani na askari wa TPA (Incharge) watakagua nyaraka zote kujiridhisha kama hatua zote zimefuatwa na endapo hazijakamilika wakala atatakiwa kukamilisha hatua aliyokosea au ambayo bado haijakamilika.
Baada ya kujiridhisha kwamba hatua zote zimefuatwa, karani ataingia katika mfumo wa TPA wa mizigo kupiga truck tally kwa gari husika na kutoa gate pass A itakayomruhusu wakala kuchukua gari la mteja wake. Karani atasaini sehemu husika katika hiyo gate pass A na wakala wa mteja atasaini kuonyesha amepokea gari hilo baada ya kujiridhisha kwa kulinganisha taarifa iliyopo kwenye nyaraka na namba ya chasis ya gari la mteja.
Aidha, karani wa TPA atatakiwa kujaza fomu ya makabidhiano ya gari (Vehicle Hand Over Form) ambayo itaelezea hali halisi ya gari wakati wa kulikabidhi gari hilo kwa wakala wa forodha kwa niaba ya mteja. Fomu hiyo itasainiwa na msimamizi wa yadi, askari wa yadi na wakala wa mteja, kisha wakala atachukua gari la mteja wake. Karani baada ya kutoa gate pass A ataingia kwenye mfumo wa TANCIS na kufanya carry out kwa gari husika, ikiwa ni hatua ya kuonyesha kuwa gari hilo halipo tena bandarini na limeshatoka nje ya bandari.
Wakala atachukua gari la mteja wake pamoja na nyaraka na kwenda nazo getini ambapo askari atazipokea nyaraka hizo na kuzikagua kisha kukagua gari husika na akishajiridhisha kwamba hakuna tatizo ataingia kwenye mfumo wa mizigo wa TPA na kuonyesha kuwa gari husika limeshatoka nje ya bandari (gate out).
Mteja anapopokea gari lake kutoka kwa wakala wake wa forodha ni lazima ahakikishe anapata nyaraka zote zilizotumika kulipia na kutolea gari lake. Na kitu cha muhimu sana ni lazima apate kutoka kwa wakala wake fomu ya ukaguzi wa hali halisi ya gari lilivyopokelewa bandarini – Vehicle Discharge Inspection Transfer Tally (VDITT) na fomu ya makabidhiano ya gari kati TPA na wakala wa forodha Vehicle Hand Over Form.
Endapo mteja hatapewa fomu hizo na wakala wake, anatakiwa kutoa taarifa TPA kwa kupiga simu au kutuma meseji za bure TPA kutoa taarifa ili wakala husika achukuliwe hatua stahiki. Namba za bure unazopiga ni 0800110032 au 0800110047.
